Bij het voorbereiden van evenementen komt heel wat kijken. Het zoeken van een geschikte datum en plaats, diverse aankopen, het voeren van promotie, ... Daarbij worden organisatoren geconfronteerd met een aantal wettelijke regels waar ze niet altijd even goed wijs uit geraken. Vaak is het een heuse zoektocht om correcte informatie te verkrijgen.
Het gemeentebestuur stelt daarom een online aanvraagformulier 'melding publieke evenementen' ter beschikking van de organisatoren. Aan de hand van dit formulier kan de organisator in één moeite de belangrijkste informatie doorgeven aan de verschillende gemeentelijke diensten, politie en brandweer.
Voor welke evenementen is een aanvraag verplicht?
Voldoet jouw evenement aan één of meerdere van onderstaande voorwaarden? Dan is een aanvraag in verplicht.
- Je organiseert een evenement dat vrij toegankelijk is voor het publiek vanaf 100 deelnemers/bezoekers, behalve wanneer het evenement plaatsvindt in een daarvoor bestemde binnenruimte.
- Je organiseert een evenement waarbij je (een deel van) het openbaar domein gebruikt (zowel publiek als privé/op uitnodiging) en/of waarbij er een (stuk) van een straat moet worden afgesloten.
- Je organiseert een evenement waarvoor je een vergunning nodig hebt (bv. omdat er afwijking is van de standaard geluidsnorm, omdat je sterke drank zal aanbieden of een afwijking sluitingsuur).
- Een evenement waarbij er een verplaatsing is over de openbare weg (stoet of optocht).
Aanvraagtermijn
- de aanvraag moet zeker 8 weken vóór de activiteit of evenement gebeuren als er politiebegeleiding nodig is
- minimaal 4 weken vóór de datum van activiteit of evenement: markt, beurs, tentoonstelling, speelstraat, ...
- minimaal 8 weken vóór de datum van activiteit of evenement: met maaltijd, rommelmarkt, buitenactiviteit (onder andere buurtfeest, straatfeest en openluchtevenement, ...), schoolfeest, stoet, optocht en braderij
- minimaal 14 weken vóór de datum van het evenement bij sportmanifestaties, wielerwedstrijden,...
Hoe vraag je een evenement aan?
Je aanvraag indienen doe je via het onlineformulier. Afhankelijk van het type evenement dat je organiseert, volgt een lijst met vragen. Zorg ervoor dat je dossier volledig is! Geef zoveel mogelijk info mee. Plannen, affiches en andere documenten kan je uploaden.
Heb je nog niet alle informatie? Dien dan toch tijdig je aanvraag in. Ontbrekende info kan je later nog aan het dossier toevoegen.
