Als burger heb je het recht om bestuursdocumenten in te kijken, er een kopie van te ontvangen en er uitleg over te krijgen. Inzage en uitleg zijn steeds gratis. Voor een afschrift kan een vergoeding worden gevraagd.
Sommige bestuursdocumenten worden door de gemeente zelf openbaar gemaakt (actieve openbaarheid van bestuur), andere worden enkel op vraag bezorgd (passieve openbaarheid van bestuur).
De wettelijke regeling vind je terug in het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Welke documenten kan ik opvragen?
Alle informatie, ongeacht of die op papier of digitaal is, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Voorbeelden zijn:
- Schriftelijke documenten zoals beleidsnota’s, notulen van vergaderingen, omzendbrieven, contracten, vergunningen en e-mails;
- statistieken en databestanden;
- foto’s, beeldopnamen en audiobestanden.
Voor de volgende categorieën van documenten geldt een uitzondering:
- Het document is nog niet afgewerkt of onvolledig;
- het gaat om een toekomstig document (dat dus nog niet bestaat op het moment van je aanvraag);
- het gaat om interne communicatie waarbij het belang van de overheid om zijn interne communicatie af te schermen, zwaarder doorweegt dan het algemene belang dat gediend is met openbaarmaking;
- voor je vraag moeten gegevens uit verschillende dossiers worden verzameld en moet een nieuw document worden opgemaakt;
- je vraagt om informatie te verwerken of te analyseren;
- je vraagt om bijkomende uitleg toe te voegen aan een document;
- je vraagt om een samenvatting van een omvangrijk dossier;
- je vraag is te vaag geformuleerd, ook nadat je gevraagd is ze te herformuleren;
- je vraag is duidelijk onredelijk is;
- het document heeft een specifieke inhoud, die onder één van de uitzonderingsbepalingen valt (o.a. documenten met privacygevoelige informatie).
Een overzicht van de afgegeven vergunningen (milieu/stedenbouw) en eventuele processen-verbaal kan worden opgevraagd via het stedenbouwkundig uittreksel (https://www.oostrozebeke.be/producten/detail/69/stedenbouwkundig-uittreksel).
Hoe vraag ik inzage in bestuursdocumenten?
Via het aanvraagformulier.
- Voor algemene documenten stuur je het ingevulde aanvraagformulier naar secretariaat@oostrozebeke.be;
- voor stedenbouwkundige, milieu- en omgevingsvergunningen stuur je het ingevulde aanvraagformulier naar omgeving@oostrozebeke.be.
Wat gebeurt er nadat ik het formulier heb ingediend?
- Je vraag wordt geregistreerd. Er wordt geen ontvangstmelding verstuurd;
- er wordt onderzocht of we je het document in kwestie kunnen laten inkijken of bezorgen;
- de algemeen directeur neemt een beslissing. Je wordt van die beslissing per e-mail of per brief op de hoogte gebracht binnen de 20 kalenderdagen nadat we je aanvraag hebben ontvangen;
- als je aanvraag wordt goedgekeurd, krijg je zo snel mogelijk toegang tot de gevraagde documenten.
Hoe veel kost dat?
Inzage in documenten en uitleg op het gemeentehuis is steeds gratis. Wil je graag een papieren of digitaal afschrift, worden hiervoor kosten aangerekend volgens de tijd die nodig is om het dossier in te scannen en door te sturen of te kopiëren. Je kan steeds op voorhand een inschatting van de kostprijs vragen aan de betrokken dienst.
Wat als ik niet akkoord ga met de beslissing?
Als je niet akkoord gaat met de beslissing of je krijgt geen tijdig antwoord, kan je in beroep gaan bij de Beroepsinstantie Openbaarheid van Bestuur van de Vlaamse overheid. Meer info vind je op deze website: https://www.vlaanderen.be/toegang-tot-bestuursdocumenten-via-openbaarheid-van-bestuur/in-beroep-gaan-na-een-weigering-tot-toegang.
