Het gemeentebestuur kiest resoluut voor elektronische facturatie. Dit zorgt voor een efficiëntiewinst, zowel in onze organisatie als in die van onze leveranciers en partners!
Wat is een elektronische factuur?
Een e-factuur of e-invoice is een digitaal bestand dat is opgemaakt volgens een vaste structuur.
Europa ontwikkelde hiervoor het platform Peppol. Een beveiligd netwerk om bestanden, zoals bijvoorbeeld een e-factuur of andere zakelijke documenten, uit te wisselen. Om toegang te krijgen tot het Peppol-netwerk moet je via een accespoint werken.
PDF-facturen kan je niet automatisch verwerken. Daarom zijn PDF-facturen niet hetzelfde als e-facturen!
Voordelen van een e-factuur:
- snelle en automatische verwerking;
- geen risico op verlies;
- snellere betaling van je factuur;
- geen kosten voor papier of verzending;
- minder tijdsintensief;
- goedkoper.
Deadlines
De invoering van het Koninklijk besluit 'E-invoicing' van 9 maart 2022 verplicht leveranciers om e-facturen te versturen aan de overheid (Europese, federale, Vlaamse en lokale besturen) in overeenstemming met de Peppol-modaliteiten. Dit is sinds 1 november 2022 al van kracht voor overheidsopdrachten die Europees werden gepubliceerd. Sinds 1 april 2023 is het ook verplicht voor alle Belgische overheidsopdrachten.
Vanaf 1 maart 2024 geldt deze verplichting voor ALLE facturen die aan een overheid gericht zijn. Gelieve dus uw verzendingsmethode aan te passen naar xml-formaat via Peppol.
Ik wil starten met e-facturatie
Met welk systeem werkt jouw bedrijf nu? Klik op onderstaande link en ontdek hoe je kan overstappen naar elektronische facturen.
Heb je nog geen toepassing om e-facturen te maken? Dan kan je gebruik maken van het Mercuriusportaal van de overheid.
Welke info moet je factuur aan de gemeente bevatten?
- Vermeld steeds het juiste btw-percentage (bv. btw verlegd, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art.44)
- BTW nummer van de verkoper
- BTW of KBO nummer van één van onze entiteiten
- IBAN nummer van de verkoper
- Vermeld steeds het bestelbonnummer via het veld "orderreference" of "PO-nummer"
- Indien het gaat om een overheidsopdracht, vermeld het besteknummer via het veld "orderreference" of "PO-nummer"
- Omschrijving en datum van dienst/levering
- Stuur per bestelbon een afzonderlijke factuur
Zorg ervoor dat het XML-bestand alle gegevens bevat. Stuur ook de originele PDF mee bij de e-factuur.
Verstuur je factuur slechts éénmaal via e-facturatie. Facturen of duplicaten op papier en via e-mail worden niet behandeld.
Bekijk de contactgegevens van het gemeentebestuur en het OCMW